Formål og beskrivelse

Formålet med opgaven er at fremskaffe dokumentation for om de aktiviteter, der er og/eller har været på en lokalitet, har eller kan have givet anledning til jordforurening, som kan udgøre en risiko for natur, miljø og menneskers sundhed, på lokaliteten eller på naboejendomme.

Inden opgaven påbegyndes sender Region Midtjylland et brev til grundejeren/grundejerne, hvor der redegøres for formålet med indsamling af oplysninger samt sagens videre forløb.

De indsamlede oplysninger, herunder også oplysninger fra interviews, skal dokumentere og stedfæste, hvilke aktiviteter og potentielle forureningskilder, der er/har været på ejendommen, samt hvor længe og i hvilket omfang eventuelle forurenende aktiviteter har foregået.

Hvis der ikke findes oplysninger om muligt forurenende aktiviteter på ejendommen, skal dokumentationen sandsynliggøre, at der ikke har foregået potentielt forurenende aktiviteter på ejendommen. Det skal fremgå tydeligt af rapporten, at der er søgt, men ikke fundet oplysninger om muligt forurenende aktiviteter.

Hver lokalitet kan omfatte flere adresser og matrikler.

Gennemførelse af opgaven

Opgaven opdeles i 3 trin, hvor trin 1 og trin 3 skal udføres for alle lokaliteter. Trin 2 kan udføres efter aftale med regionen, hvor der vurderes at være behov/begrundelse for det.

Trin 1 – indsamling af arkivmateriale samt interview

Der skal indsamles oplysninger i e-arkiv, de kommunale arkiver, Region Midtjyllands arkiv, lokalhistorisk arkiv, ”Danmark set fra luften” og andre relevante arkiver.

Desuden skal der udføres interview med grundejer og/eller andre relevante personer, hvis aktiviteterne ikke kan belyses tilstrækkeligt på baggrund af arkivmaterialet.

Oplysninger fra interviewpersoner skal understøtte/fremskaffe viden om placering af punktkilder, anvendelse af specifikke stoffer, kendskab til aktiviteter og omfang af aktiviteter mv. Troværdigheden/værdien af interviewpersonen skal vurderes. Interviewoplysninger skal bekræftes af mindst én uafhængig kilde.

Hvis en relevant/væsentlig interviewperson ikke ønsker at medvirke, eller ikke kan træffes, kan afrapportering af det indsamlede materiale foretages uden, men kun efter nærmere aftale med regionen.

Der udleveres oplysninger om mindst én adresse og ét matrikelnummer for hver lokalitet. Det kan vise sig, at lokaliteten/ aktiviteterne har omfattet flere adresser og matrikelnumre. I disse tilfælde medtages supplerende adresser og matrikelnumre uden ekstra omkostninger for regionen. Hvis der er tale om en anden grundejer/andre grundejere på de supplerende matrikler/adresser end den/de oprindeligt orienterede, kontaktes regionen med henblik på orienteringsskrivelse til grundejer.

Trin 2 – besigtigelse

Hvis det ikke er muligt at belyse sagen tilstrækkeligt ved hjælp af trin 1, foretages en besigtigelse af lokaliteten efter nærmere aftale med regionen.

I forbindelse med en besigtigelse skal der afleveres foto-dokumentation samt evt. interviewskema.

Trin 3 – rapport og indtastning af data (JAR, BID)

Hvis opgaven omfatter flere lokaliteter, afleveres indledningsvist 3-5 rapporter med henblik på afstemning af Region Midtjyllands forventninger til det afleverede.

Rapport, inkl. situationsplan og JAR-inddatering, skal have været igennem grundig intern kvalitetssikring inden fremsendelse til regionen. Opmærksomheden henledes på, at kvalitetssikring udover det sproglige, også skal sikre at rapporten tager stilling til alle relevante potentielle forureningskilder såvel som det skal sikres, at alle relevante oplysninger om potentielle forureningskilder mm. er overført til situationsplanen. Regionen forbeholder sig ret til, uden ekstra omkostninger, at returnere rapporten og bede om fornyet kvalitetssikring, hvis denne skønnes utilstrækkelig. Det skal tydeligt fremgå af rapporten, hvem der har udført kvalitetssikringen.

Rapporter til regionens godkendelse skal afleveres i word-format, mens bilag og situationsplan skal afleveres i PDF-version. De endelige rapporter inkl. bilag og situationsplan sendes i PDF-format til jordforurening@ru.rm.dk. Der skal afleveres op til tre dokumenter – rapport (inkl. situationsplan), arkivmateriale samt liste med oplysninger om eventuelle interviewpersoner.

Indledningsvist i rapporten skal der være en side med generelle oplysninger:

• Lokalitetsnummer og lokalitetsnavn (fremgår af JAR).
• Lokalitetens adresse/adresser og matrikelnummer/numre (herunder evt. tidligere adresser/matrikelnumre).
• Nuværende grundejer.
• Oplysninger om nuværende arealanvendelse.
• Kommune.
• Oplysninger om grundvandsforhold, f.eks. om ejendommen ligger i område med særlige drikkevandsinteresser eller inden for indvindingsopland til alment vandværk.
• Oplysninger om overfladevand, herunder, hvad DMP-screening viser i forhold til risiko.
• Begrundelse for, hvorfor der udarbejdes en historisk redegørelse.

Den historiske redegørelse skal herudover som minimum indeholde følgende:

• Historisk gennemgang af nuværende og tidligere anvendelser i kronologisk rækkefølge, herunder driftsperioder, med angivelse af kilden til oplysningerne.
• Ved interview skal navn og tilknytning til ejendommen fremgå.
• Ved gennemgangen skal der lægges vægt på forhold, der har relevans i forhold til forurening, herunder belægning og kloakforhold.
• Alle aktiviteter/brancher og hele driftsperioden skal belyses.
• En tabel med nuværende og tidligere tanke og olieudskillere på ejendommen med angivelse af anvendelse, størrelse, type, etableringstidspunkt og status.
• Ved overjordiske brændstoftanke oplyses placering (indendørs (maskinhus eller lignende) eller ude), underlag og hvor tankning har foregået (inde/ude).
• En oversigt over, hvilke kilder, der er gennemgået, og om der er fundet relevant information. Navne på interviewpersoner skal fremgå af oversigten. Telefonnumre, mailadresser mm. på interviewpersoner, skal fremgå af en liste over kontaktpersoner, som fremsendes, i særskilt dokument, sammen med rapporten.
• En tabel med oplysninger, der kan begrunde kortlægning eller ej. Hvad taler for- og hvad taler imod kortlægning? Alle fundne aktiviteter, inkl. deres driftsperioder, skal fremgå af oversigten. Oplysningerne sammenholdes med regionens kortlægningskriterier, se https://miki.rm.dk/pages/viewpage.action?pageId=50397651.
• Et kort konklusionsafsnit (indsættes efter ovennævnte tabel).
• En situationsplan, der tydeligt viser placering af aktiviteter/kilder/forureninger, bygninger, tidligere bygninger (hvis relevant), kloakforhold, belægningsforhold, oplag, såvel midlertidige som permanente, evt. tidligere udførte undersøgelsesboringer og udgravninger mm. Situationsplanen skal kunne give et hurtigt overblik over lokaliteten og alle oplysninger om potentielle forureningskilder nævnt i rapporten skal derfor også fremgå af situationsplanen. Vejnavne, husnumre, matrikelskel, nord pil, målestok m.v. skal være tydelige og letlæselige.
• Fotos fra evt. besigtigelse, lokalhistorisk arkiv og Danmark set fra luften (og andre relevante arkiver).

Relevant arkivmateriale, også regionens, skal sorteres kronologisk for hvert arkiv og afleveres indscannet i PDF-format. Bemærk, at mailkorrespondance med lokalhistorisk arkiv eller andre kun må vedlægges arkivmaterialet, hvis der er givet skriftlig accept af dette. Er dette ikke tilfældet fremsendes mailkorrespondancen til regionen i særskilt fil, sammen med rapporten.

Dokumenter fra e-arkiv skal sendes som de oprindelige PDF-filer (ikke scannede versioner), så disse kan journaliseres i regionens journaliseringssystem.

Indtastning i JAR:

Der findes en oversigt over data, som skal indtastes/opdateres i JAR her: https://miki.rm.dk/display/public/UU2014/JAR+-+Oversigt+over+data+som+skal+indtastes+i+JAR

I forbindelse med historiske redegørelser er der hovedsageligt tale om:

• Bemærkningsfeltet på forsiden.
• Brancher og aktiviteter.
• Opdatering af projekter og faser under projekt "Projekt, finansieret af regionen".

Billeddatabase BID:

Hvis der er udført besigtigelse på ejendommen, skal billeder herfra gemmes i regionens billeddatabase BID. Vejledning findes her:

https://miki.rm.dk/display/public/UU2014/BiD+-+Billeddatabasen

Rådgiverens opgaver

Der indsamles oplysninger fra:

• Byggesager (kommunens arkiver). Det er ikke tilstrækkeligt kun at tjekke de webbaserede arkiver, der skal også rettes henvendelse til de respektive kommuner.
• Miljøsager, herunder anmeldelse af affald, olietankregistre, tankarkiver, tilsyn m.m. (kommunens arkiver). Det ikke tilstrækkeligt kun at tjekke de webbaserede arkiver, der skal også rettes henvendelse til de respektive kommuner.
• Lokalhistoriske Arkiver.
• Region Midtjyllands arkiv (MidtArkiv).
• E-arkivet.
• Arkiv.dk.
• Danmark set fra luften: http://www5.kb.dk/danmarksetfraluften/#zoom=10&lat=55.3&lng=10.4.
• Andre relevante arkiver.

Rådgiver aftaler selv med de involverede kommuner/arkiver om, hvordan og hvornår arkivgennemgangen skal foregå.

Ved indsamling af arkivmateriale skal der, som minimum, være fokus på nedenstående forhold:

• Potentielt forurenende aktiviteter, herunder virksomhedstype (branche) og produktion.
• Driftsperiode eller tidspunkt for potentielt forurenende aktiviteter.
• Hvor på grunden de potentielt forurenende aktiviteter har foregået.
• Belægningsforhold i områder med potentielt forurenende aktiviteter.
• Hvilke potentielt forurenende stoffer, der har været anvendt.
• Foreligger der viden om forurening?
• Foreligger der viden om tidligere udførte undersøgelser eller oprensninger?
• Er den potentielt forurenende aktivitet tilknyttet en igangværende virksomhed?
• Matriklens omfang/matrikulære ændringer.
• Bygningers placering på matriklen (tidsafhængig).
• Ejere/lejere/brugere af matriklen (historisk, hvis de er tilgængelige).
• Anvendelse af grunden og dele af den (bolig/erhverv).
• Miljøgodkendelse/tilsynsnotater.
• Kloakplaner.
• Mv.

Region Midtjylland har ikke nødvendigvis kendskab til alle matrikler og adresser for lokaliteten, idet der kan være sket ændringer gennem tiden. Det forventes, at rådgiver - inden arkivgennemgang - skaffer oplysninger om disse ændringer og inddrager dem i opgaven. Det er rådgivers opgave at udrede uoverensstemmelser mellem matrikelnumre og adresser. I tvivlstilfælde kontaktes regionen.

Selvom der på en lokalitet i dag er muligt forurenende aktiviteter/virksomheder, skal der også indhentes oplysninger om evt. andre/tidligere aktiviteter end de nuværende.

Viser arkivgennemgangen eller interviews, at en given aktivitet/virksomhed har været på en naboejendom, eller på en ejendom beliggende inden for en radius af ca. 2 km fra "den oprindelige lokalitet", skal oplysningerne om aktiviteterne på den nyopdagede ejendom medtages i den historiske redegørelse uden merberegning. Hvis denne ejendom allerede findes i JAR, oplyses JAR-nr. og kortlægningsstatus i rapporten. Inden der indsamles oplysninger om en ny adresse/matrikelnummer skal regionen kontaktes med henblik på kontakt til grundejer.

Hvis den givne aktivitet/virksomhed tidligere har ligget/ligger mere end ca. 2 km fra den oprindelige lokalitet betragtes det som en ny lokalitet. Hvis denne ejendom allerede findes i JAR, oplyses JAR-nr. og kortlægningsstatus i rapporten. Oplysningerne om ejendommen sendes til regionen, som tager stilling til, om der skal udarbejdes en selvstændig historisk redegørelse for den pågældende ejendom.

Rådgiver skal sende en månedlig status mht. fremdrift og økonomi.

Regionens ydelser

Region Midtjyllands ydelser i forbindelse med opgaven:

• Sender en oversigt med lokalitetsoplysninger, herunder begrundelsen for, at lokaliteten er valgt ud til historisk redegørelse, til rådgiver.
• Opretter lokaliteterne i JAR.
• Giver rådgiver adgang til e-arkiv.
• Sender grundejerorienteringsbreve i kopi til rådgiver.
• Uploader regionens arkivmateriale (ikke materiale fra e-arkivet) til MidtArkiv, hvor rådgiver herefter kan hente dokumenterne.
• Kommenterer og godkender udkast til historisk redegørelse.

Bemandingsplan og tidsplan

Bemandingsplan og tidsplan skal indsendes til regionen inden arbejdet påbegyndes.

Der kan ikke uden forudgående aftale med regionen foretages udskiftning i bemandingsplanen.