Introduktion

Ved igangsætning gøres følgende:

Fremgangsmåde

• Regionens forberedelse

  • Udvælger lokaliteter
  • Kontakter grundejer
  • Opretter projekt og fase i JAR til senere udfyldelse af rådgiver
  • Projektet oprettes i MidtPro (kun ved udførsel af indledende undersøgelser)

• Rådgivers forberedelse

  • Alt efter hvilken type opgave (indledende eller videregående undersøgelse i forhold til areal eller grundvand) regionen fremsender skal rådgiveren bemande opgaven således at denne kan løses, jf. bemandingsplanen (kontraktbilag 4.2)
  • Bemandingen af den givne opgave fremsendes til regionen
  • Orienterer sig i MidtPro, samt følger vejledning for opgaven herinde (kun ved udførsel af indledende undersøgelser)

• Kommunikation

  • Ved opstart er det vigtigt at lave en forventningsafstemning af:
    • hvilke kommunikationsveje der skal være gennem projektets udførelse. 
    • hvornår er det nødvendigt med dialog f.eks. ved feltarbejde, indkomne data osv.
  • Rådgiver har ansvar for at kunne redegøre for strukturering af den interne / eksterne styring og kommunikation, herunder kommandoveje og ansvarlige.

• Forventet risikovurdering

  • I forbindelse med opstart af projekter anbefales det, at der laves en forventningsafstemning (region og rådgiver imellem) af hvilken opgave der skal løses, dvs. hvilken/hvilke risici der skal afklares. Hertil hvordan man på baggrund af eksisterende data forventer risikovurderingen falder ud. Dette udgangspunkt kan benyttes i forbindelse med strategi for undersøgelsen/-erne og opdateres løbende på baggrund af indkomne data. Tilføj eksempelvis følgende punkter til første møde:
    • Formål med undersøgelsen
    • Hvilke risici forventes?
    • Eksisterende data for området:
      • Geologi/hydrogeologi
      • Indvinding i området
      • Kvalitet af data 
    • Konceptuel model for området
    • Forventet risikovurdering
    • Hvilken strategisk tilgang løser opgaven

• Rekvisition af opgaven

  • Når bemandingen af opgaven er på plads både hos regionen og hos rådgiver, fremsender regionen en rekvisition på opgaven til rådgiver. Den skal underskrives og returneres

• Tidsplan og opstart 

  • Tidsplan laves, skal godkendes af regionen
  • Økonomiskema, inkl. tjekliste gøres klar. Se skabelon på Rammeaftalen for forureningsundersøgelser
  • Det aftales mellem rådgiver og region om det vurderes nødvendigt at afholde et møde i forbindelse med opstart. På nogle sager kan det være nødvendigt med et møde tidligt i projektforløbet, andre gang kan der afholdes et møde i forbindelse med fremsendelse af oplæg og andre gange afholdes der ikke et decideret men men snakken pågår i forbindelse med besigtigelser af lokaliteterne. Det er individuelt for de forskellige opgaver, hvordan behovet vurderes at være.
  • Rammerne for et møde er jf. opgavebeskrivelsen:
    • varighed af mødet aftales med regionen, forventelige ca. 2 timer
    • den relevante bemanding fra rådgiver og region deltager i mødet
    • Afholdes enten fysisk (hos rådgiver, i Viborg eller Holstebro) eller via web
    • Dagsorden for mødet udarbejdes i samråd mellem rådgiver og region, men kan indeholde punkter som overordnet tidsplan for puljen og beskrivelse af bemandingsplan osv.

    • Rådgiver laver referat som skal fremsendes senest 3 dage efter mødet er afholdt 

• Dataforberedelse

• • GeoGIS gøres klar:

    • Nyeste GeoGIS version hentes

    • Import af JAR data til GeoGIS projekt

    • Evt. oprette planlagte prøvepunkter (angiv status til 'planlagt') på projektet

      NB! rådgiver må fra 2023 ikke længere arbejde i lokal GeoGIS database, jf GeoGIS - krav og vejledninger 

  • GIS-kortmaterialet til opgaven:

    •  Skal hentes, jf. Kortmateriale

• Baggrundsmateriale for sagerne:

  • Rekvireres fra sagsbehandleren ved regionen som har bestilt opgaven.